8 puntos clave para afrontar el COVID-19 en Startups

Las empresas nos enfrentamos a muchas dudas sobre cómo abordar una situación nueva y utilizar las herramientas que tenemos para trabajar con la mayor normalidad posible.

En empresas de pequeño tamaño en las que existen menos protocolos, este tipo de situaciones nos pueden llevar a implementar un plan de contingencia que tal vez no teníamos todavía.

Estos son algunos de los consejos o recomendaciones a seguir en base a nuestra experiencia con el Coronavirus COVID-19:

1. Conocer la situación

Creemos que como empresa es fundamental contar con toda la información de esta nueva situación. Entender, en este caso, qué es el Coronavirus y estar siempre actualizado de cómo avanza y del impacto que tiene. Tenemos que estar preparados para las dudas que puedan aparecer en el equipo y anticiparnos a las posibles necesidades e imprevistos.

2. Comunicación abierta con el equipo

Desde el primer momento, consideramos que es mejor ser proactivo en la comunicación y no esperar a que sea el equipo quien acuda a sus responsables o RRHH.

Desde que el COVID-19 entró en Madrid hemos abierto los canales de comunicación mucho más, evaluando la situación diariamente.

Es fundamental que no existan dudas sobre la actuación de la empresa, hay que crear un entorno de confianza y de tranquilidad a los trabajadores.

3. Entender los objetivos que queremos conseguir

Lang.ai es un equipo pequeño. En nuestras oficinas trabajan en torno a 30 personas y con un perfil de empleados donde no existen personas consideradas de alto riesgo para el coronavirus. Esto implica que la posibilidad de contagio dentro de la empresa, fuera baja en los primeros días de evolución del contagio en Madrid. Sin embargo, creemos que es importante el compromiso con la sociedad y, como empresa, consideramos que tenemos que poner las medidas oportunas para frenar, en la medida de lo que nosotros podemos, el contagio dentro y fuera del equipo.

Creemos que es un tema social y que no podemos controlar lo que nuestro equipo haga en su tiempo libre, pero debemos estar comprometidos como empleadores y dar ejemplo. Nuestro objetivo último no es sólo velar por nuestro equipo sino que también por nuestros mayores y por los pacientes de riesgo que puedan estar en contacto con nosotros. También seguir las indicaciones y recomendaciones del Ministerio de Sanidad para que los hospitales no estén desbordados y puedan dar atención a los pacientes.

Todos tenemos que poner nuestro granito de arena para evitar riesgos mayores.

4. Qué medidas hemos adoptado. Nuestro calendario de actuación:

26 de Febrero:

8 de Marzo:

10 de Marzo:

- Decidimos, siguiendo las recomendaciones de Ministerio de Sanidad, cerrar nuestras oficinas de Gran Vía para que el equipo trabajase en remoto.

5. Cómo incorporar el teletrabajo de manera eficaz

Lang.ai es una empresa tecnológica y de innovación. Tenemos un protocolo y una estructura de trabajo remoto implementada y compartida con el equipo que puedes ver aquí y estamos acostumbrados a este modelo de trabajo. Nuestro CEO, Jorge Peñalva, trabaja desde San Francisco, y damos completa libertad al equipo para que pueda compaginar el trabajo remoto con el trabajo en la oficina.

En nuestros valores están la confianza en el equipo y una cultura del trabajo basado en resultados, por lo que creemos que lo más lógico es ir un paso más y cerrar también la oficina temporalmente.

4. Legalidad del teletrabajo en España

Cerrar la oficina implica mucho más que el equipo teletrabaje de manera puntual, por ello:

• Es importante entender qué implicaciones legales puede tener el cambio de ubicación temporal del personal de trabajo. Por ejemplo, NO se puede forzar de manera obligada a los empleados a trabajar fuera de la oficina, estos deben dar su consentimiento.
• Los empleados deben confirmar que cuentan con el lugar apropiado para trabajar siguiendo las reglas de PRL para su puesto. Dado que ya no es algo puntual y si éste tuviera cualquier accidente en horario laboral, se seguiría considerando accidente laboral.

Compartimos aquí el documento que hemos enviado a nuestros empleados para que firmasen su consentimiento.

5. Procesos a cambiar: comunicación con clientes, partners o candidatos

• Debemos mantener el mismo servicio y facilitar nuevas vías de comunicación con los clientes o partners. Por ello, es importante informarles de que las oficinas están cerradas pero facilitar nuevos canales de comunicación por videollamada y, por ejemplo, desviar las llamadas entrantes de la oficina a un teléfono móvil.
• Esta nueva situación no debería interrumpir los procesos de selección abiertos. Sabemos y tenemos claro que es importante para los candidatos conocer bien al equipo y nuestros lugares de trabajo, por ello, incorporamos a los perfiles clave del equipo a las videollamadas y además pueden conocer nuestros espacios de trabajo a través de fotos y videos con los que contamos.

6. Considerar el impacto negativo en colectivos desfavorecidos de cerrar nuestra oficina

Contamos con proveedores que nos ayudan a trabajar mejor diariamente en nuestras oficinas. Por ejemplo, el personal de limpieza. Sabemos que cortando el servicio podemos causar un impacto negativo en la persona que cuida de nuestros entornos de trabajo y con quien convivimos diariamente como una empleada más; es por ello por lo que nuestra medida ha sido asumir el coste de este servicio aunque dejemos de contar con él.

7. Situaciones que se deben considerar de cara a futuro

Para un buen plan de contingencia, es necesario tener plazos establecidos y evaluar constantemente la situación. Nuestra decisión ha sido

• Evaluar semanalmente la evolución

Es por tanto que nuestra propuesta es que mañana Martes sea el último día de trabajo desde la oficina de Gran Vía 62 y pasemos toda la oficina (tanto Séntisis como Lang) a teletrabajar. Mañana Martes podríais ir a coger el portátil los que todavía lo tengáis en la oficina y a partir del Miércoles la oficina cerraría temporalmente hasta el Viernes 20 de Marzo (incluido). De momento nuestra idea es que sea un cierre temporal y seguiremos evaluando la situación semana a semana, mandando la comunicación semanalmente.

• Ser transparentes con el equipo respecto a su potencial duración

Somos realistas y conscientes de que es probable que sea una situación que afecte durante más de una semana. Es por ello, que también recomendamos si pasáis a teletrabajar que os llevéis vuestra pantalla, cables o cualquier material necesario para trabajar desde casa si lo necesitáis para poder trabajar cómodamente para seguir dando el mejor servicio posible a nuestros clientes.

• Considerar casos especiales

También tenemos un plan si alguno de nuestros empleados se contagiara o para casos particulares como padres/madres o personas con necesidades especiales. Tenemos que tener toda la información legal y actuar en consecuencia. Por ejemplo, la gestoría con la que trabajamos, FactorialHR, explica estas casuísticas en el siguiente artículo.

8. Retos que nos encontramos en España con el teletrabajo

Es una situación nueva y tenemos que adaptarnos como sociedad y el mundo empresarial también debe adaptarse. Es un mega-experimento forzado de teletrabajo que va a suponer un reto en España dado que el 91% de empresas en España no tienen instaurado el teletrabajo y pueden existir retos en los procesos. Por ejemplo hemos visto en varias compañías que hay procesos comerciales que se están ralentizando debido a que los procesos de los clientes no están preparados para funcionar en remoto y las aprobaciones y contratos se retrasarán.

Como empleadores consideramos que puede marcar un antes y después en la manera en la que las empresas tienen que adaptarse a un nuevo modelo de trabajo. Debemos ofrecer las herramientas adecuadas para el trabajo en remoto. Desde Lang, ya veníamos preparados en una cultura muy amigable con el teletrabajo y la flexibilidad, utilizando herramientas como Notion, Slack, Zoom, Google Meet, Jira, Github para nuestra gestión interna.

Como empleados que no están acostumbrados a esta modalidad, ayudará a interiorizar este sistema de trabajo y a adaptar sus espacios personales para poder trabajar de la misma manera que en una oficina. Convivir trabajando con familiares y/o niños genera nuevos retos que también debemos afrontar.

Como sociedad debemos ser conscientes de que el objetivo del teletrabajo es este caso es el distanciamiento social y por ello, nosotros también mandamos esta recomendación que hacen que esta situación sea especial y que todos debamos estar comprometidos.

La empresa sugiere y recomienda que se realicen desde casa y que se eviten espacios públicos para trabajar (espacios de coworking, cafeterías, bibliotecas…)